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山西大学档案信息化平台的规划设计

王彦龙  
【摘要】:随着时代的发展,以计算机应用技术以及信息网络技术为主要依托的信息技术进步为各个社会领域的生产、生活模式相继带来了革命性的改变。使得日常生产生活的节奏越来越快、效率越来越高,极大地解放了劳动力,促进了各行业的发展。作为档案管理这一悠久而又传统的行业,尽管整体具有管理、服务受众相对较小且较为固定的特点,但是在信息膨胀疾速加快,社会信息需求愈发深、广的今天,传统的档案信息组织管理以及服务提供方式已经较难应基于海量档案信息的全面检索和在线查阅,更不必说应对新近出现的各种越来越复杂多样、层次越来越深入的利用需要了。而且利用的时效性要求也呈现越来越高的趋势。为解决这些问题,利用信息化手段,借助现代数字化加工技术,依托信息网络平台,进行档案信息化建设是大势所趋。建设档案信息化平台,是进行档案信息化建设的必要阶段和前提。也是国家档案信息化建设的要求和任务。对于山西大学来说,进行档案信息化建设,实现高效率的档案管理和提供更高层次的利用服务,既是山西大学百余年重要资料得到更好传承的有力保障,也是将档案管理服务人员从越来越繁重的日常工作中解脱出来的必要机制。同时,建设档案信息化平台,进行档案信息化建设,本身是山西大学数字校园建设不可分割的必要部分。本文目的就是从档案管理利用的现状出发,反复仔细梳理当前档案工作的业务流程,分析存在的最突出问题和业务瓶颈,对比主流的现代信息管理方式,借助基于现代信息管理思维的管理模式,对其中的业务流程进行最大程度的优化。同时,参照国内外成熟的信息化工作路线、成功案例,结合档案工作的特点和容易出现的问题,参考以往的工作经验以及遇到过的实际问题,综合山西大学档案馆的现状和近远期可利于资源,本着质量为首、适度前瞻的基本原则,在力求可提供高质量信息化产品和服务的同时,充分考虑工作的可扩展性和延续性,形成一套高性能、高稳定性、高扩展性的信息化平台规划方案。在具体分析设计过程中,我们为了保证工作的连续性和故障易恢复性,努力避免在规划设计中出现因为“过度集成”而由于单点故障触发的系统性瘫痪故障。我们将结合档案工作实务和系统数据流向,将整个信息化平台进行综合分析设计后,再进一步将整个体系分为信息网络子系统、档案综合管理子系统、数字化采集加工子系统、信息服务子系统四个相对独立的子系统分别进行详细分析设计并形成最终的整体规划设计方案。


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