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面向组织记忆的岗位知识管理系统研究

黄福玉  
【摘要】: 在当今这个新经济时代中,知识已经成了企业获取核心竞争力的关键资源,与此同时,拥有独特知识的员工也出现了更高的流动性,给企业带来了很大的知识流失及经济损失的风险。这使得企业开始关注组织记忆,并寻求知识管理系统的支持来提高组织记忆应用的效率和效果、促进知识创新提升组织记忆、减少知识流失。 但是,目前知识管理系统在实施方式还存在一些问题。组织层面的知识组织方式弱化了组织记忆与企业业务的联系,隐性知识转化和共享策略远没有形成完备的体系,知识管理系统实施理论和方法上基本延续着信息管理系统的体系,从而造成了知识管理项目的高失败率。 针对这些问题,本文提出了一种新的知识管理系统实施方式,即面向组织记忆的岗位知识管理系统。面向组织记忆的岗位知识管理系统紧密围绕知识员工的岗位工作,增加与业务内容联系更加紧密的岗位做为知识组织的基本单元,改变以往从组织层面单一进行知识组织的方式,并从理论架构、系统分析和系统设计三个方面来系统地组成一个较为完善的知识管理系统实施方法体系,可为企业实施知识管理系统提供具体的、针对性的、可操作性的指导方法。 首先,文章使用岗位知识门模型分析出了岗位对组织记忆的特殊入口作用,又通过对岗位知识的界定和分类,识别出了每类知识的特征和管理关键点。在此基础上提出了面向组织记忆的岗位知识管理系统的概念,并设计了这种系统的内容框架,完成了课题的总体理论架构。 接着,在系统分析方面,根据知识类型广泛及非结构化程度高、知识流程复杂的特点,设计了岗位组织结构图、知识结构图、岗位知识分布图和岗位知识流程图四类模型,从组织结构、知识结构、知识组织和知识流程四个角度来建立岗位知识管理系统模型,给出了一套针对岗位知识管理系统的系统分析方法。 然后,在进行系统设计时,首先要解决知识存储表示问题,通过分析不同类型岗位知识的结构特点的基础上,为不同的知识类型找到了合适的知识表示方法,完成了系统设计对知识表示的需求。其中详细研究了两种知识表示方法,即基于关系模型的知识表示方法和基于混沌模糊逻辑的知识表示方法。前者使用关系数据库存储产生式规则,能够用于快速实现低成本的智能系统,论文在建立产生式规则建立关系模型的基础上,通过一个实例详细说明了使用关系表来实现规则知识表示的过程,并结合知识管理系统常用的Lotus Domino环境给出了实现推理过程的代码。后者基于作者提出的混沌模糊逻辑理论,能够实现对复杂的、模糊的管理决策知识进行表示。 再者,组织记忆的提高主要通过知识共享来完成,需要一些管理策略的辅助,而不是将这些管理逻辑全部纳入到流程中,这也是岗位知识管理系统不同于信息管理系统的地方。为了促进岗位知识的共享,论文通过建立岗位知识与组织记忆的转化模型,分析出了岗位知识向组织记忆转化的两个动因,即主观的行为因素和客观的企业设施,从而提出了从管理政策和信息技术两方面促进岗位知识共享与转化的策略。在管理政策方面,将委托代理理论引入知识员工与组织记忆的关系中,以此为依据,为岗位知识向组织记忆的共享和转化设计了一套包括监督策略、签订合约、实施激励和组织文化等方法的策略。在信息技术方面,重点论述了建设知识网络(NoPs)方法。这些策略由于具有严密的逻辑基础和组织理论、学习理论、行为理论及信息技术等的支撑,因而更具有说服力和可行性。 最后,对面向组织记忆的岗位知识管理系统进行了总体结构设计,提出了一个面向组织记忆的岗位知识管理系统的层次模型,详细分析了如何利用信息技术组建这种系统,其中对最能体现这种系统功能特点的岗位Portal进行了较为详细的设计。该层次模型综合了现有的知识管理系统架构的优点,丰富了知识管理系统的框架结构,岗位Portal的方案能够确保实现面向组织记忆的知识管理系统的目标和任务,企业可以根据这个模型快速开发自己的岗位知识管理系统软件。与前面的内容一起形成了一个系统的完善的知识管理系统的实施理论,对企业成功实施知识管理系统具有重要的指导作用。


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