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中国企业认证电子文件的组成与管理策略研究

蔡宪智  
【摘要】:企业在进行生产资质、企业信用、产品质量等认证过程中,形成大量与认证相关的电子文件。随着各种国际、国内认证的推广,认证中形成的电子文件将占有越来越大的比重。计算机、软件技术的发展在给档案管理带来便利的同时,也带来新的课题。企业认证电子文件管理已成为当前企业电子文档管理的主要课题,是企业档案管理的一个重要组成部分。 在认证过程中,如果认证的直接参与人员档案意识不强或档案人员不熟悉认证流程,认证电子文件很可能受到损毁,只注重纸质文档的接收,没有形成纸版的电子文件就可能被档案人员所忽略,从而使档案整体的有机联系受到破坏。 认证电子文件的组成部分,以ISO系列认证为例,详细介绍了认证过程中可能涉及的各种类形的文件、手册、表格等材料。通过对这些内容的了解,可以使档案工作人员对收集的对象产生感性的认识。 认证电子文件的收集策略,提出制定明确的方针和目标(前期论证),合理配置资源包括人力分配、时间分配,各阶段工作内容重点的确定,归档材料数量预估及内容评估(制定归档计划),及时改进的措施(全程跟踪)等。 认证电子文件的鉴定策略,旨在保证电子文件的真实性、完整性、有效性,密级、归档范围和保管期限划分的准确性。优良的策略能为实现上述内容指标提供保障。 认证电子文件的保管利用安全策略,在常规的防范措施,实施灾备保护数据安全,采用多种技保护内容安全,采取措施保证网络安全,做好权限管理,充分利用软件加密技术等方面讨论可采取的策略。 通过针对认证中形成的电子文件档案的收集、鉴定、整理、保管、利用等活动中涉及的策略进行探讨,可以解决认证电子文件在归档保存过程中可能会遇到的问题。作为档案管理的一个新领域,认证电子文件的管理,仍有很大的空间,有必要对其不断地完善,以适应新的需求,达到更高的标准,满足更多的要求。


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