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管理工作中流程知识表示及获取方法研究

郭维森  
【摘要】:组织中的管理工作是通过各种工作流程实现的,与这些工作流程相关的知识分散在组织员工的头脑中,组织的各种业务活动中,组织的各种关系中,以及现存的组织文件材料中。这些知识构成组织知识资产的重要组成部分,但是现在大部分组织机构不善于管理这部分知识,甚至不知道自己拥有这些知识。为了让组织更好地管理这些与流程相关的知识,本文对管理工作中的流程知识表示及获取方法进行了研究。 现存的过程建模、业务流程表示等方法主要针对生产制造工作中的流程,不适于处理管理工作中的流程。另外,现存方法并没有从知识的高度认识流程,没有揭示流程的知识本质。因此,本文针对管理工作中流程的特点,从系统科学和知识科学角度进行了研究,内容如下: 一、本文从知识科学的高度,提出流程知识的概念,指出流程的知识本质。流程知识本质上是一种方法性知识,是以流程中的活动、活动间的关系为核心,结合各种相关知识构成的组合性知识。流程知识表示是将对流程的认识结果以一定方式显性地表示出来。流程知识获取是把个人的经验性知识“取出来”并加以分析、提炼和整合,得到显性化的、可作为规范、可让更多人遵循的知识的认识过程。 二、本文在文献[82]提出的流程图方法基础之上,进一步提出管理工作中流程知识的图文表示方法MFFCMLD。这种方法在流程图中加入“主体”与“时间”因素,把静态的组织机构(活动的主体)与动态的流程融合在同一图中,适合于表示管理工作中的流程知识。流程图中的“关系箭头”既表示顺序关系又表示逻辑关系,使MFFCMLD与IDEF3方法相比少用一种图元——“交汇点”。用MFFCMLD表示的流程知识适合于在人与人之间共享和传播。 三、为了利用信息/网络技术对流程知识进行管理,本文提出一种管理工作中流程知识的本体表示方法:PKOR。PKOR以本体理论为基础,采用KIF形式表达。PKOR的给出,解决了流程知识在信息/网络系统中的传播和共享问题。 四、本文引入熵理论,提出流程熵的概念并给出其算法,用于评价管理工作中流程知识获取的结果。“流程熵”是反应流程不确定程度的量度。从确定性角度来看,如果流程是确定的,流程熵为零,则获得的流程知识趋于办事规律,流程知识可信;如果流程是不确定的,流程熵较大,则获得的流程知识远离办事规律,流程知识不可信。 五、本文给出管理工作中流程知识获取方法,整个获取过程分为两个阶段:显性整合阶段和代码化阶段。显性整合阶段是获取的关键环节,是从员工的头脑中将隐性的流程知识显性化、达成共识并相互整合的过程。这个阶段按照人类认识事物的一般规律,从概貌到细节,分三个层次反复迭代、不断完善。代码化阶段将MFFCMLD表示的流程知识转换为PKOR表示的流程知识。 以上研究结果是在实践的基础上,通过理论分析、提炼得到的,反过来这种方法又应用于实际工作中。“国家自然科学基金项目管理流程设计”这项研究就应用了本文研究的方法,所得结果已于2003年3月开始在国家自然科学基金委员会实际应用。


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