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电子文件与电子档案原始性、真实性保护体系研究

王彤  
【摘要】: 档案的基本属性是“原始性”。正是由于档案的这一特性,使档案成为历史的真凭实据,并具有了法律效力。为此归档文件是否是“原件”的鉴定,是档案管理中一项重要的基本工作。对纸制文件来说,内容的原始性附着在形式的原始性,而电子文件的内容和形式是相对独立的,不仅内容易于变化,而且失去了固定的形式,电子文件的特征极易导致其信息内容的失真。因而笔者认为,通过对电子文件和电子档案的原始性、真实性保护体系的建立,可以保证电子文件、电子档案一经产生,便得到有效维护,从而确保其凭证作用。 在研究过程中笔者提出以下观点:根据目我国的电子文件、电子档案分别产生、运行于各单位办公自动化系统、档案室归案管理及国家档案馆综合管理三个工作阶段的实际情况,构建起其原始性、真实性保护体系。保护体系应自下而上分为三个层次即电子文件运行层、电子文件归档管理层、电子档案保管层,层与层之间运用严密的管理措施和技术手段保护电子文件、电子档案信息的原始性、真实性;在电子文件运行层中,电子文件一经产生,就应有一个“生命周期表”与它终身相伴,完整记录下电子文件在其“生命期”内的全部情况。“生命周期表”所记录的内容将作为电子文件归档时检验原始性、真实性的唯一依据;电子文件归档管理层中的主要任务是要建立起严密的归档制度,同时结合“文件生命同期表”建立检验措施保证电子文件在归档过程中信息内容的原始性、真实性;电子档案保管层中主要任务是建立电子档案数据原始性、真实性检验及原始数据恢复管理措施,通过对电子档案载体的维护、建立电子档案维护管理的信息文档等工作,确保在保管期限中的电子档案保持其可用性、可存取性、可理解性:建立电子文件与电子档案原始性、真实性保护体系安全控制,通过对系统工作人员授权分散化、建立用户标识与认证技术等措施确保“保护体系”安全运行;加强“保护体系”涉及的标准与规范的制 定工作,如建立统一的归档电于文件、电子档案基本结构等标准对保 护电子文件、电子档案信息原始性、真实性有着重要意义。


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