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我国政府电子文件管理存在的问题及对策

黄静  
【摘要】: 从目前世界范围来看,推进政府部门办公自动化、网络化、电子化和信息资源共享已是大势所趋。无论是国家机关、社会组织还是企事业单位的信息化水平都越来越高,信息化程度的高低已成为衡量一个国家综合国力的重要标志,全面实现信息共享已成为世界各国的共识。运用因特网技术构建电子政府,以电子化、自动化手段提高行政效能和行政管理水平,科学有效的为公众、社会和整体经济服务,已成为当今各国政府越来越紧迫的一项工作。我国电子政务虽然起步较晚,但其发展进程令世界瞩目。 在电子政务的强劲发展中,电子文件的管理问题已无法回避,电子文件是电子政务活动的主要工具和真实记录,是政府机构最重要的信息资源,文件流是电子政务系统中最核心的信息流。电子文件管理的疏漏或不当,就当前而言,是电子政务系统的一种功能缺失,就长久而言,可能造成政府机构和社会记忆的某些空白,使机构和国家为此遭受政治、经济和文化方面的重大损失,因此,对电子文件的管理是电子政务建设的重要组成部分。对电子文件的管理既要服务于当前政府机构业务活动的电子化,也应确保重要信息的长久真实可靠和历史说明能力。近年来,我国政府逐渐重视对电子文件管理的研究,制订了部分规章制度和标准,投入了一定的财力物力,通过全国各地相关政府部门和档案机构的共同努力,取得了一定的成效。但是由于我国电子政务起步较晚,对电子文件管理的研究还处于初级阶段,电子文件的管理多以省、市为单位,分别针对各地电子政务发展现状采取不同的管理方式,但在宏观上还缺乏统一的规划,管理模式管理观念也比较落后,同时由于相关标准、规范的不完善及安全管理措施不到位等原因,阻碍了政府间电子信息的传递和利用,同时还造成政府信息资源的损失和历史记录的缺失,影响了政府电子政务的健康发展。 本文首先对“电子政府”、“电子文件”和“电子文件管理”等概念进行了解释,然后阐述政府电子文件的特点、加强对电子文件管理的重要意义和现阶段国内外对政府电子文件管理的现状,之后对现阶段我国政府电子文件的管理现状及存在的问题,重点针对政府宏观电子文件管理战略、具体管理模式、管理过程的安全问题及电子文件管理人员的培养中存在的问题进行分析,综合现阶段多方研究成果,提出了一些对策及建议。本文的主要研究方法是文献分析法和调查研究法。


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