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大理市档案局电子文件档案管理系统的设计与实现

董勇燕  
【摘要】:随着信息技术的发展和应用,政府、企业档案室产生了大量的电子文件档案,如何对这些电子文件档案进行规范的整理、管理,一直是档案界探讨的课题。大理市档案局及市级各机关、乡镇档案室、甚至于档案馆也未对电子文件档案进行统一规范的管理,为解决大理市电子文件档案管理工作的现状,做好电子档案的整理、接收工作,大理市档案局决定自主开发大理市档案局电子文件档案管理系统,以便更好地对这些电子文件档案进行有效收集、规范管理。 本文试图从电子文件以及归档后形成的电子档案如何管理两个方面探讨电子文件档案管理系统的开发方案,并结合大理市电子文件档案管理工作的实际,开发出一套简单、经济、适用,功能基本覆盖电子文件档案管理全过程,并能与纸质档案管理相衔接,能较好的解决现阶段大理市电子文件档案规范管理的网络版软件。在技术路线上主要是根据电子档案管理的特点及开发利用等方面以及未来扩展性考虑,选择基于Microsoft.NET平台的框架,采用Asp.net C#语言进行开发。利用Microsoft SQL Server 2000数据库作为后端数据库管理平台,从而实现电子文件档案管理系统数据的管理。 该系统在网络环境下运行,主要分为数据整理、借阅利用、数据管理、系统维护四大功能模块,实现对电子文件档案的规范化管理外,还体现了以下三个方面特点: 1、实现电子文件档案与其相对应的实体纸质文件档案管理衔接; 2、为保证电子文件档案的真实性,防止改写操作,对电子文件进行PDF格式转换; 3、对数据库中的数据进行优化,尽量减少重复数据。 通过该系统,能减轻纸质档案数字化工作量,有利于档案馆开展电子文件档案的接收,促进星级达标工作,加强电子文件档案规范化管理。


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