某研究所档案数字化项目中的质量管理研究

【摘要】：本文研究的目的是探讨在实践中如何对档案数字化工作进行质量管理。在现代社会,档案信息资源是一种重要的资源,蕴含重大价值,是整个社会信息的重要组成部分。由于现存档案以传统的纸制载体为主,管理要想充分发挥档案资源的作用,对传统载体的档案进行数字化是必由之路。在数字化过程中,由于档案本身特性的要求,对数字化成果的质量提出了很高的要求根据对国内外档案数字化工作的研究发现,目前档案数字化中存在的主要问题是:国外把档案数字化工作纳入到电子文件的管理之中,从框架结构、元数据方面提出了大量的理论和标准来指导数字化工作,有效的保证了档案数字化工作的质量。而国内相对而言处于探索阶段,缺乏强有力的国家标准,也缺乏强力的推广实施机构,各地档案馆在数字化过程中自由度很大。而且对于整个数字化项目而言的质量管理研究则相对较少,多是应用某些质量管理手段,针对数字化的某些环节进行改进,依然缺少对数字化项目全面质量管理的研究。某研究所在档案数字化过程中,也遇到了一系列问题,包括管理方法和手段不全、人力资源不足、工作任务量大、质量管理任务重等问题。本文从实践出发,论述了档案数字化项目中关于质量的研究、实践现状,引入质量管理的理念,建立了覆盖数字化工作全部过程的质量管理体系,具有一定的实践意义。文章以从实践出发,首先探讨了某研究所在档案数字化工作实践中存在的问题,提出了质量目标:便于检索,内容准确,数据易于迁移,原件得到妥善保护,符合安全保密规定。根据质量目标,制定了质量工作计划,并根据档案数字化的工作流程,设计了质量管理方案,提出各个阶段的质量控制措施。第一阶段是数字化加工前的准备阶段,从数字化方案制订、开展档案鉴定、进行数字化前处理工作、数字化环境搭建、数字化凭证性保障措施等五个方面进行了论述;第二阶段加工中的质量控制措施,主要是扫描图像的处理措施、对档案原件的保护措施等;第三阶段是后期质量控制,主要是数据验收,数据备份,数据挂接三方面的内容。在研究中发现,做好档案数字化工作质量管理的关键在前期准备工作中,包括方案设计、标准制度的制订、档案预先鉴定与处理等,都直接决定了档案数字化成果质量的高低。